Лекция №12
ЦЕЛЬ РАБОТЫ
Изучить возможности электронных таблиц Excel, их назначение, запуск и работу, ввод данных, сохранение и построение диаграмм, вставка формул и функций. Разобраться в их настройке и параметрах работы.
2. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
Коротко о главном
|
2 |
|
3 |
|
4 |
|
5 |
|
6 |
|
7 |
|
8 |
|
1 |
|
6 |
|
9 |
На рисунке обозначены: 1 – строка заголовка;
2 – кнопки минимализации; 3 – строка меню; 4 – динамическое меню;
5 – панель инструмент; 6 – строка формул; 7 – полоса прокрутки;
8 – рабочее поле таблицы. 9 – строка состояния
Добраться до настроек параметров страницы можно через меню Файл, Параметры страницы. Перед Вами будет следующая картинка, на которой Вы можете изменить размеры и расположение листа (книжная или альбомная ориентация страницы), отступы от края листа (поля), оформить колонтитулы (специально выделяемое место вверху и внизу страницы для служебных записей) масштаб и качество печати, а также множество других средств оформления.
Для сохранения созданного документа нажмите комбинацию клавиш Файл, Сохранить как, и перед Вами предстанет следующая картинка. Выберите папку в которой Вы желаете сохранить файл, задайте имя документа (по умолчанию Книга 1) и нажмите кнопку Сохранить. Файл будет сохранен с расширением .xls, если Вы его не меняли, это расширение таблиц Excel. Если Вы его сохраните с другим расширением, то он не будет автоматически распознаваться и загружаться в окно Excel.
Для открытия документа выберите Файл, Открыть. Можно нажать одноименную кнопку на панели инструментов, все равно перед Вами предстанет показанное окно. Выберите папку, где находится Ваш документ, (или диск). В этом окне показаны лишь документы программы Excel, поскольку внизу окна указан тип файла .xls (Файлы Microsoft Office Excel). Если Вы измените тип, то получите доступ к тем файлам, которые Вы укажите. Это окно предоставляет широкие возможности для поиска нужного файла. Щелкните по Типу файлов: в этом окне и посмотрите, какие еще типы файлов может открыть эта программа. С таким же типом Вы можете и сохранять файлы написанные тут, в ней.
Если Вы недавно работали с тем документом, который желаете открыть, то его быстрее найти в нижней части меню Файл. Достаточно щелкнуть на его имени, и он будет открыт в программе.
Если нажать кнопки Вид, Панели инструментов, то перед Вами будет вышепоказанное окно панелей инструментов. В настоящий момент, как Вы видите, галочками отмечены четыре инструментальные панели, которые и присутствуют на экране. Вы можете добавить или снять с экрана нужные Вам панели инструментов. Если теперь нажать кнопку Настройка в этом окне, то перед Вами будет следующее окно:
Оно представляет широкие возможности для индивидуальной настройки кнопок панели инструментов. Вы можете добавить или убрать кнопки инструментов, к уже имеющемся у Вас на экране. Просто возьмите мышкой и перетащите нужную Вам кнопку, с окна Настройка, на панель инструментов Стандартную или в Форматирование (которые по умолчанию всегда и у всех есть на экране). Должны быть, чтобы легче Вам жилось. Посмотрите Категории, в каждой из них есть много кнопок, может некоторые Вам постоянно нужны в работе?
Часто используемое в электронных таблицах понятие. Позволяет одной или нескольким ячейкам присвоить совокупность свойств и оформления, как видно из рисунка. Данная опция находится в меню Формат. Пролистайте (и очень желательно, прочитайте) все вкладки этого окна. В том числе и числовые форматы, посмотрите образец и прочтите назначение каждого из них. Трудно в ученье, легко в бою, хотя покой нам только снится.
Внимательно прочитайте вкладку Выравнивание, очень часто приходится с ней работать. Шрифт, Граница и Вид используются реже. А вот если Вы применяете защиту своего документа разработанного в Excel, то без вкладки Защита Вам никак не обойтись.
Находится в меню Сервис и предназначено для настроек самой программы Excel. Откройте это окно и ознакомьтесь с содержанием всех вкладок. Изменения здесь лучше не вносить, как правило, сама программа, по умолчанию, решает так как надо все задаваемые ей задачи. На первых порах.
Если Вы нажмете на кнопку l , то сможете увидеть, в правой части окна, «полосочку» (раздел) помощи программы Excel.
Ознакомьтесь с ней. Она может ответить на многие Ваши вопросы. В строчку, над которой написано Искать:, введите то, что Вас интересует, на что Вы хотите получить ответ и жмете зелененькую квадратную кнопочку со стрелкой вправо. Еще есть возможность погулять по гиперссылкам, 
которые вывалятся в ответ на Ваш запрос. От них тоже можно узнать много полезной информации. Но честно признаться, эта помощь настолько большая, объемная и громоздкая (равно как и в Windows), а мы все настолько заняты (читай, ленивы) и обременены сиюминутной суетой, что почитать нам некогда. Вот поэтому для Вас и писалась эта книга, чтобы Вы могли БЫСТРО найти ответ на интересующий Вас вопрос и поднять уровень своей квалификации.
2.2 Чуть подробнее
Одна из основных обязанностей Excel – построение диаграмм, это почти половина области его применения. Хоть тут все элементарно просто, тем не менее, мы разберем и этот участок. Эти диаграммы и таблицы к ним, отлично переносятся из одного приложения Офиса в другое, что и понятно. Причем все это в векторном формате, что дает отличное качество, как изображения, так и печати. Для переноса (хоть таблицы, хоть диаграммы) достаточно выделить объект, скопировать его в буфер. Переключиться в нужное место и вставить его из буфера туда, куда хочется. Итак, строим таблицу – исходный материал для построения диаграммы. Лучше, если эта таблица строилась бы автоматически расчетным путем, поскольку любое изменение информации в ней, влечет мгновенное изменение диаграммы в автоматическом режиме.
Запускаем Microsoft Excel, и вводим следующую таблицу. Она располагается в 5 столбцах: А, B, С, D, E, и занимает 4 строки, так? Отлично. См. файл Построение диаграмм.
|
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
11 |
22 |
33 |
44 |
55 |
|
12 |
23 |
34 |
45 |
56 |
|
14 |
25 |
36 |
47 |
58 |
Можно эту таблицу скопировать отсюда и вставить в Excel. Как только таблица готова, выделяем ее и нажимаем на Вставка – Диаграммы.
Запускается Мастер диаграмм, шаг 1 из 4 – Тип диаграммы. На этом шаге Вы должны определиться какого типа диаграмма Вам нужна. Давайте Выберем наиболее простой (школьный) вариант Тип: – График. Вид: самый первый в первом ряду. Обратите внимание на замечательную кнопочку внизу: Просмотр результата. Если у Вас выделена область таблицы и Вы определяетесь, какой график предпочесть, нажмите и удерживайте нажатой эту кнопку, сразу увидите результат (вид даиграммы), который может быть при наиболее простом раскладе. А если Вам мало этих вариантов, то для Вас есть еще закладка Нестандартные диаграммы. Определились, нажимайте на кнопочку Далее и переходите на второй шаг.
Шаг второй – Источник данных диаграммы. Две вкладки: Диапазон данных и Ряд. Вверху мы оговорились (при наиболее простом раскладе). Именно в этом месте Вы можете сделать то, что не получалось (было не так, как Вам надо). Именно тут Вы можете построить ту форму графика (диаграммы) какую желаете. Если ее внешний вид не отвечает Вашим потребностям, то Вам на этот шаг. Итак, как это сделать? Ряды могут быть не только в строках, но и в столбцах. Диапазон ряда Вы тоже можете изменить. Если преключиться на вкладку ряд, то здесь вместо слова ряд, Вы можете написать, что пожелаете, дать ему имя, значение и подпись к ряду. Управились, Вас все устраивает? Переходим на третий шаг, для чего давим Далее.
Шаг третий – Параметры диаграммы. Шесть вкладок (вот где простор для творчества), по умолчанию находимся на вкладке Заголовки. В нашем примере, написано: Название диаграммы – Учебная, Ось Х – Оценка, Ось Y – Результат. Нажимаем Далее и выходим на 4 шаг.
Шаг четвертый – Размещение диаграммы. Тут всего два варианта – на отдельном листе или на имеющемся. По умолчанию стоит на имеющемся, нас это устраивает, жмем Готово. Все, диаграмма появилась перед Вами.
Не беда, если через какое-то время Вы поняли, что Вас (шефа) что-то тут не устраивает. Щелкаете мышкой в той области которую желаете изменить правой клавишей мыши и скорее всего Вы найдете в выпавшем списке то, что ищите. Не правда ли, как блестяще и замечательно все сделано. Именно за простоту, доступность и понятность Офис получил столь широкое распространение в нашей стране. Диаграммы выделена, копируем ее и переносим в тот документ, или куда Вам там надо.
Ввод данных – это очень просто. Вы можете набирать числа точно так же, как делали бы это на калькуляторе, при условии, что строка меню не является активной (чтобы сделать ее не активной, нажмите клавишу ^ или щелкните мышью на любой ячейке). Старайтесь не трогать незнакомые клавиши клавиатуры, а нажимайте те, которые Вам хорошо известны.
Для выбора команды меню сначала щелкните в строке меню на имени того слова, которое содержит нужную команду, а затем в развернувшемся меню - на имени той команды (строки), которую хотите выбрать. В результате выбора команды, за именем которой в меню следует многоточие, на экране появится соответствующее диалоговое (дополнительное) окно.
|
1 |
Диалоговое окно, изображенное на следующей иллюстрации вызвано командой Сервис - Параметры. Оно содержит следующие поля:
1.
|
3 |
|
5 |
|
5 |
|
3 |
Вкладки: При выполнении щелчка мышью на отдельных ярлычках происходит переход от одной вкладке к другой.
2. Командные кнопки: Щелчок мышью на одной из них приводит к выполнению связанного с ним действия.
3.
|
4 |
|
2 |
Контрольные индикаторы: Включаются или выключаются при выполнении щелчка на них. Активные контрольные индикаторы маркируются крестиком или галочкой.
4. Поле группы (список): В одной группе собрано несколько опций.
5. Селекторная кнопка - всегда взаимосвязана с другими селекторными кнопками поля группы. Выполнение щелчка на не нажатой селекторной кнопке приводит к смещению маркирующей точки на данную кнопку (что можно назвать – нажатием кнопки). Одновременно выключается маркированная прежде селекторная кнопка данной группы.
Экран Excel для Windows XP включает панели инструментов, на которых сосредоточенны кнопки и поля, предназначенные для выполнения команд и установки режимов работы. Текущая информация о состоянии системы и ходе выполняемых действий постоянно выводится в строке состояния.
Кнопки панели инструментов приводятся в действие щелчком указателя мыши на них. Наряду с кнопками на панелях инструментов находятся поля разворачивающихся списков, открывающиеся щелчком на стрелке, расположенной справа от соответствующего поля, а также другие средства управления программой. Все кнопки – значки представлены как трехмерные объекты. Если указатель мыши на несколько секунд остановится на одной из таких кнопок, то Excel покажет имя команды, связанной с данной кнопкой.
Строка состояния также предполагает обслуживание с помощью мыши. В средней ее части расположено поле, содержащее информацию о выделенной области ячеек. Если Вы выделили произвольную область ячеек, щелкните правой клавишей мыши в этом поле и укажите, какую информацию о выделенной области хотите получить: среднее значение, максимальное минимальное значение, сумму....
Кроме того, по состоянию индикаторов в правой части строки состояния Вы можете увидеть, нажаты ли клавиши [, @ на клавиатуре.
Увеличение и уменьшение изображения
Для того чтобы увеличить на экране изображение конкретной ячейки (или группы ячеек), выделите ее (их) и в меню Вид выберете команду Масштаб. Щелкните на селекторной кнопке По выделению, подтвердите свой выбор нажатием e .
Если на экране присутствует Стандартная инструментальная панель, то на ней коэффициент увеличения можно выбрать в списке Масштаб.
Для того чтобы представить на экране таблицу с необходимыми Вам коэффициентами увеличения, в меню Вид выберите команду Масштаб и щелкните на одной из селекторных кнопок от 200 до 25%. А еще Вы можете сами, вручную, указать любое число, вместо выделенного масштаба, и программа отобразит окно в указанном Вами масштабе.
Для того чтобы на экране показать целую страницу таблицы так, как она будет выглядеть после распечатки, выберите в меню Вид команду Предварительный просмотр.
Под строкой заголовка окна предварительного просмотра расположен ряд командных кнопок:
– Позволяет прейти к следующей странице таблицы.
– С помощью этой кнопочки Вы можете переключаться между режимом увеличенного изображения фрагмента страницы и отображением целой страницы.
– Нажав эту кнопку можно распечатать таблицу.
– С помощью этой кнопки Вы можете установить ориентацию бумаги, размеры полей страницы, а также верхние и нижние колонтитулы.
– В результате нажатия кнопки Поля на экране появится изображения страниц рабочей зоны листа.
Присутствие панелей инструментов на экране
Excel для Windows XP предлагает Вам на выбор дюжину готовых панелей инструментов. На экране может одновременно находиться любое количество инструментальных панелей. Вы можете показать их все, только некоторые из них или не показывать ни одной.
В меню Вид выберите команду Панели инструментов. Вы можете обратиться к этой команде, поместив указатель мыши на одну из панелей инструментов, щелкнув правой клавишей мыши, а затем в открывшемся контекстном меню выбрав команду Панели инструментов. На экране появится диалоговое окно Панели инструментов. В поле списка Панели инструментов выберите одну или несколько из готовых панелей, щелкая и отмечая соответствующие контрольные индикаторы, расположенные слева от их имени.
Кроме того, Вы можете увеличить размер кнопок, используя контрольный индикатор Крупные значки. Отметив контрольный индикатор Всплывающие подсказки, Вы установите режим выдачи на экран всплывающих подсказок, такая подсказка появляется рядом с кнопкой панели инструментов, если поместить на нее курсор мыши и, не нажимая кнопки подождать одну – две секунды.
После того как будут выбраны панели инструментов, которые следует отобразить на экране, щелкните на кнопке Ok. Позицию любой панели инструментов на экране можно менять совершенно произвольно:
Щелкните правой клавишей мыши, приложив её указатель в свободном месте Панели инструментов (можно на кнопке). В появившемся меню выберите Рисование, а затем Диаграмма, отметив их щелчком мыши. На экране появилось новое меню. Наведите стрелку курсора на строку названия окошка (Диаграммы), нажмите и, удерживая левую клавишу мыши, отбуксируйте панель в любую сторону (на середину экрана). Отпустите клавишу мыши, и панель останется там, где Вы ее бросили. Впредь по включении этой панели она всегда будет появляться в том месте экрана, где Вы ее оставили в последний раз.
На экране можно отобразить сразу несколько панелей инструментов. Новая панель может быть выбрана либо с помощью команды Вид - Панели инструментов, либо в контекстном меню, вызываемом щелчком правой клавиши мыши на панели инструментов. Этот параграф, в отличие от следующего, является обязательным для понимания.
Изменение панели инструментов
1. В меню Вид выберите команду Панели инструментов. Щелкните на кнопке Настройка. Существует и альтернативный способ доступа к средствам настройки, позиционируйте (установите) указатель мыши на панель инструментов, щелкните правой клавишей мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Настройка.
2. В поле списка Категории выберете имя категории, содержащей команду, которую требуется добавить на панель инструментов. Набор кнопок, появляющихся в центре диалогового окна, зависит от выбранного элемента списка. После того как нужная команда будет найдена, нажмите левую клавишу мыши (на нужной Вам команде – значке), и не отпуская ее, перетащите кнопку на панель инструментов, отпустить клавишу мыши можно, когда кнопка займет предназначенное ей место. Таким способом можно добавить на панель произвольное число кнопок и удалять их оттуда.
3. Если Вам снова понадобится восстановить исходное состояние панели инструментов, выполните команду Вид - Панели инструментов, выберите Настройка, затем кнопку Упорядочить команды. В появившемся окне отметьте строчку Панель инструментов и нажмите кнопку Сброс. На вопрос системы: «Вы действительно хотите отменить изменения в «Стандартная» панели инструментов?» - ответьте утвердительно.
Создание собственных кнопок панели инструментов
1. В меню Вид выберите команду Панели инструментов - Настройка. Окно настройки можно также вызывать, поместить указатель на одной из панелей инструментов, щелкнув правой клавишей мыши, и в контекстном меню, выбрав команду (строчку) Настройка. В поле списка Категории выберете необходимый элемент.
Выделите нужную кнопку и, удерживая правую клавишу мыши нажатой, отбуксируйте кнопку-значок в выбранную панель инструментов. Отпустите клавишу мыши лишь после того, как кнопка значок займет свое место.
2. Затем поместите указатель мыши на новую кнопку-значок и щелкните правой клавишей мыши. В контекстном меню выберите команду Изменить значок на кнопке.
3. На экране появится окно Редактора кнопок.
4. Внесите в значок необходимые изменения и щелкните на кнопке Оk. В результате измененный значок займет свое место на кнопке в панели инструментов. После закрытия окна редактора 
кнопок, на экране снова появится диалоговое окно Настройка панелей инструментов.
Создание новой рабочей книги
1. Для создания второй книги (полагаем, что первая уже открыта) щелкните на кнопке Создать книгу стандартной панели инструментов. Новая книга будет создана, открыта и получит имя "Книга 2". При создании следующих книг им будут присваиваться уникальные имена, отличающиеся номерами.
2. Если Вы хотите создать книгу на базе специального шаблона, выберите команду Файл - Создать. В окне Создание книги (в правой части экрана) представлено несколько гиперссылок, на которых тематически сгруппированы отформатированные и оформленные шаблоны таблиц, используемые для решения различных задач. Нажмите в колонке Шаблоны ссылку На моем компьютере…, в появившемся окне щелкните на вкладке Решения и выберите нужный шаблон таблицы. Если этот шаблон включает демонстрационную заставку, то в поле просмотр Вы ее увидите.
3. Для того чтобы на базе выбранного шаблона создать новую таблицу щелкните мышью на командной кнопке Оk. Многие шаблоны снабжены специальными утилитами (мастерами), которые упрощают процесс заполнения создаваемых таблиц и ограждают пользователя от тривиальных ошибок. На приведенной здесь иллюстрации с помощью шаблона Рассрочка создана таблица. Вы заполняете только те поля, которые необходимо для расчета, а все остальное программа делает за Вас.
Сохранение рабочей книги
1. Щелкните на кнопке Сохранить. Если книга с содержащимися листами прежде сохранена не была, то на экране автоматически появится диалоговое окно Сохранение документа. В поле ввода Имя файла введите уникальное имя (взамен предложенного по умолчанию). Длина имени не должна превышать 256 символов. По умолчанию Excel предлагает имя подобное <счет 1> (зависящее от использованного шаблона, информативность которого невысока).
2. В поле Папка укажите имя папки (это аналог обычной регистрационной папки в бумажном делопроизводстве), в которой хотите сохранить рабочую книгу. Папка более высокого ранга (вышестоящая, включающая данную) активизируется щелчком на командной кнопке Переход на один уровень вверх, расположенной рядом с полем списка Папка. Папка более низкого ранга (подчиненная, входящая в состав) активизируется двойным щелчком на ее имени.
3. Как только Вы щелкните на кнопке Сохранить, рабочая книга будет сохранена в файле с заданным именем в выбранной папке. Новое имя файла будет указано в строке заголовка сохраненной рабочей книги.
Ввод информации о рабочей книге
1. Обратившись к команде Файл - Свойства, раскройте диалоговое окно Свойства. В этом окне автоматически раскроется вкладка Документ. В поле Название введите заголовок рабочей книги. Если рабочая книга однажды была уже сохранена, Вы найдете здесь содержимое первой ячейки листа, которая чаще всего и является заголовком (последующие изменения заголовка в таблице здесь отражаться не будут).
2. За полем Название следует поле Тема. Если Вы используете ряд рабочих книг, которые тематически взаимосвязаны, однако должны храниться в отдельных файлах, то для каждой из них в своем диалоговом окне Свойства следует указать одну и туже Тему.
3. Поле Автор заполняется автоматически, однако, его содержимое можно изменить вручную. Для того чтобы в этом поле по умолчанию всегда приводилось конкретное имя автора, следует в диалоговом окне, вызываемом командой Сервис - Параметры, на вкладке Общие ввести в поле Имя пользователя соответствующее имя.
4. Кроме этого в диалоговом окне Свойства Вы можете ввести дополнительные комментарии о содержимом книги. Установив контрольный индикатор Создать рисунок для предварительного просмотра, Вы будете уверены в том, что позднее сможете просмотреть начальный фрагмент рабочей книги, не открывая ее.
5. В диалоговом окне Свойства приведены статистические сведения о файле, они сосредоточены на вкладке Статистика.
Переименование файла или его сохранение на дискете
1. Внимание: Если Вы внесли в рабочую книгу изменения, но хотите оставить неизменной исходную ее версию, ни в коем случае не щелкайте на командной кнопке Сохранить. Выберите команду Файл - Сохранить как, чтобы открыть диалоговое окно Сохранение документа, в котором в поле Имя файла Вы сможете теперь ввести уникальное имя файла измененной книги. Это то самое диалоговое окно, которое открывается при первом сохранении рабочей книги.
2. Для того чтобы записать рабочую книгу на дискету или сохранить в другой папке, в поле Папка выберете нужное место сохранения и выполните процедуру сохранения, нажимая Сохранить. Чтобы увидеть список всех доступных дисков компьютера, разверните список Папка.
3. После того как рабочая книга будет сохранена в новом файле с уникальным именем, ее связь со старым файлом прервется. Для того чтобы книгу снова сохранить в прежнем файле, Вам придется еще раз обратится к команде Файл - Сохранить как и вернуться к старому имени файла или старой папке. Имя файла можно выбрать из списка Имя файла. Прежде чем Excel приступит к процедуре сохранения, Вам будет задан вопрос о том, должен ли быть заменен существующий файл.
4. Сохранить документ в <своем> файле (в том, из которого он непосредственно перед этим загружен) несложно: щелкните на кнопке Сохранить на стандартной инструментальной панели или нажмите комбинацию клавиш j + F12. Оба способа приводят к сохранению новой версии под именем, которое файл уже носит, без дополнительных встречных вопросов. Это конечно замечательно, но … если по ошибке Вы сохраните один файл под именем другого, то, тот самый другой файл, Вам уже не удастся восстановить никакими способами. Будьте аккуратны и не спешите!!!
1. Для того чтобы отредактировать хранящуюся в ячейке формулу, щелкните на этой ячейке мышью. С целью включения режима редактирования нажмите функциональную клавишу m. В ячейке станет видна формула и мерцающий курсор ввода. Этот курсор можно перемещать по формуле в пределах ячейки с помощью клавиш управления курсором стрелка влево и стрелка вправо. Для удаления символов используйте клавиши c и n, а новые вводите с клавиатуры.
2. После того как необходимые исправления будут внесены, нажмите клавишу e, скорректированная формула сохранится в ячейке, на экране будет результат вычислений.
3. Формулу, как и любое содержимое ячейки (число, текст), можно скопировать и поместить копию в другую ячейку. Такая возможность очень полезна в ситуации, когда в нескольких ячейках должны быть расположены похожие формулы. Например, представьте себе, что несколько расположенных по соседству столбцов таблицы были заполнены числами, и в ячейку под первым столбцом была введена формула суммирования чисел первого столбца. Очевидно, что для суммирования чисел второго столбца нужна такая же формула (конечно, адресующаяся к "своим" ячейкам).
4. Если Вы скопируете содержимое ячейки с формулой суммы первого столбца с помощью клавиатурной комбинации b + C, a затем вставите копию в ячейку для суммы второго столбца с помощью b +V, то сообразительная программа Excel не только скопирует необходимую формулу, но и скорректирует в ней адреса так, что она будет суммировать второй столбец.
Редактирование формул с функциями
1. Щелчком мыши выделите ячейку, где находится результат вычисления подлежащей изменению формулы. Затем щёлкните на стандартной панели на кнопке Мастера функций в результате чего откроется диалоговое окно Изменение функции.
2. В этом диалоговом окне отображаются, имя функции, краткое ее описание и требуемые аргументы. Оно не отличается от диалогового окна второго шага Мастера функций, предназначенной для указания аргументов данной функции. Вы можете внести изменения в поля аргументов. Для этого можно воспользоваться клавиатурой (предварительно щелкнув мышью для выбора в соответствующем поле). Но если речь идёт о задании в качестве аргумента координат некоторой ячейки, то проще воспользоваться мышью и щелкнуть на выступающей в качестве аргумента ячейке. Не забудьте перед этим очистить поле аргумента, воспользовавшись клавишами c или n. По окончании внесения изменений, щелкните на командной кнопке Готово.
3. Редактирование формулы с функцией в строке формул ничем не отличается от редактирования обычной формулы, включающей только арифметические операции. Выделив ячейку с подлежащей редактированию формулой, щелкните мышью в строке формул где-либо в пределах формулы. На экране в строке формул появятся кнопки управления и мерцающий курсор ввода. А еще можно отредактировать формулу нажав клавишу m с клавиатуры, если Вы ее поборник. С клавиатуры любые действия выполняются быстрее, и именно частота ее использования показывает уровень Вашего профессионализма.
4. В позиции курсора Вы можете ввести изменена с клавиатуры, добавить необходимые данные или же удалить лишние. Для указания в качестве аргументов координат ячеек можно воспользоваться мышью. Щелчок на любой ячейке таблицы приведет к тому, что в формулу будут вставлены ее координаты (в позицию, определяемую мерцающим курсором ввода). Завершить внесение изменений можно, нажав клавишу e, а отказаться от внесения изменений – нажав ^.
Вычисление среднего значения
1. Для того чтобы рассчитать среднее значение ряда числовых данных сначала следует выделить ячейку, в которой должно располагаться это среднее значение.
2. Затем необходимо вызвать Мастер функций, щелкнув мышью – Вставка - Функция…. На экране появится первое из серии диалоговых окон Мастера функций. В этом окне в списке Категория выберите элемент Статистические. В результате в поле Функция будет представлен список всех статистических функций встроенных в Excel.
3. Выберите в списке Функция элемент СРЗНАЧ – это обозначение функции, вычисляющей среднее значение ряда числовых данных. Нажмите на кнопку Далее, чтобы перейти ко второму шагу мастера функций.
4. В диалоговом окне второго шага мастера функций приведено краткое описание выбранной Вами функции и расположены поля ее аргументов. Значения в эти поля можно ввести путем выделения ячеек ряда данных с помощью мыши. Если Вы хотите вычислить среднее значение ряда данных расположенных в смежных ячейках, то достаточно выделить область этих ячеек, задав их в качестве первого аргумента. Если речь идет о несмежных ячейках, то можно вводить их в качестве отдельных аргументов. Эта функция допускает до 30 аргументов.
5. Для ввода аргументов можно также воспользоваться клавиатурой. При этом следует учитывать, что координаты области смежных ячеек состоят из координат первой и последней ячеек разделенных двоеточием в виде диапазона.
6. После щелчка на командной кнопке Готово диалоговое окно Мастера функций закрывается, в таблицу вставляется созданная формула для вычисления среднего значения, и в ячейке виден результат вычисления.
Комбинирование функций
1.Будем считать, что речь идет об относительно простой формуле, в которой несколько функций связаны арифметическими операторами (Например, Вам необходимо вычислить сумму чисел одного столбца и вычесть из нее произведение чисел другого).
2.Если Вы хотите построить формулу, в которой используются несколько функций, то начните с выделения ячейки, в которой следует эту формулу разместить. Затем обратитесь к Мастеру функций, зайдя в меню Вставка и выбрав пункт Функция…. После чего вставьте формулу первую из функций с ее аргументами.
3.Далее следует щелкнуть мышью в строке формул. С клавиатуры введите в ней знак арифметической операции, который должен соединить функции. В рассматриваемом примере речь идет о знаке «–».
4.Затем следует включить в формулу вторую функцию (для нашего примера это функция вычисления произведения). Проще всего опять обратиться к услугам мастера. Таким образом, у Вас есть возможность включить в создаваемую формулу сколько угодно функций.
5. В более сложных формулах функция может выступить в качестве аргумента другой функции. Во время составления такой формулы при задании аргументов функции в диалоговом окне второго шага Мастера функций. Чаще пользуйтесь кнопкой – Справка по этой функции, которая поможет Вам понять, что к чему. Ну очень полезная вещь, рекомендуем. Никогда не стыдно поучиться у специалистов разработчиков программы.
Составление списка
1. Для хранения списков можно использовать любой табличный лист в рабочей книге Excel. С технической точки зрения списки в Excel ничем не отличаются от обычных таблиц. Просто в дополнение к обычным средствам работы с таблицами в Excel для списков предусмотрен специальный инструментарий.
2. Построение списка следует начать с проектирования его структуры. Список представляет собой совокупность записей (строк), каждая из которых состоит из одинаковой последовательности полей (ячеек). Для удобства обработки записей полям присваиваются имена. Если расположить записи в строках таблицы, то в одном столбце оказываются одноименные поля. В качестве первой строки такой таблицы обычно фигурирует строка с названиями полей — шапка таблицы.
3. Проектирование структуры обычно сводится к определению порядка в записи, присвоению им подходящих названий и вводу их в шапку таблицы. Например, для списка наименований товаров, хранящихся на складе названия отдельных полей могут быть такими «Код» «Наименование» «Цена» и «Количество». Позднее имена отдельных полей программа Excel будет использовать при поиске нужных записей и для управления списком.
4. Для списка лучше выделить отдельный лист рабочей книги. Если все-таки необходимо расположить его на одном листе с другими данными следует позаботиться о том, что бы он был отделен от них, по крайней мере одним пустым столбцом и одной пустой строкой. Выберите место для расположения строки заголовка списка и последовательно введите в него имена отдельных полей. При этом проследите, чтобы между отдельными именами не осталось пустых ячеек.
5. После заполнения строки заголовка именами полей можно считать подготовительные операции законченными. Пора приступать к заполнению списка записями данных. Воспользуйтесь для этого специальным инструментарием, предусмотренным в Excel.
Ввод данных в список
1. Выделите любую ячейку в строке заголовка списка записей и в меню Данные выберите команду Форма. Excel предложит Вам подтвердить, что верхняя строка таблицы является строкой заголовка списка. В окне сообщения нажмите командную кнопку Оk.
2. В результате Excel откроет диалоговое окно формы, предназначенное для ввода очередной записи списка. Для ввода каждого элемента записи в этом окне предусмотрено отдельное поле. Внесите в эти поля значения, составляющие запись, и щелкните на командной кнопке Добавить. Запись появится в таблице в виде отдельной строки списка.
3. Можно приступать к вводу следующей записи данных. Завершив ввод всех записей списка, нажмите командную кнопку Закрыть.
4. Если позднее понадобится дополнить текущий список новыми данными, снова обратитесь в меню Данные к команде Форма. После щелчка на командной кнопке Добавить Excel очистит поля и поместит в правом верхнем углу окна формы надпись Новая запись. Вводите данные для новой записи.
5. Если в одной рабочей книге Вы хотите поместить более одного списка, то рекомендуется создавать каждый новый список на новом рабочем листе.
Поиск элементов списка
1. Щелкните мышью в любой ячейке списка данных. В меню Данные выберите команду Форма. Excel выводит окно формы данных. В нем представлена первая запись Вашего списка. Щелкните на командной кнопке Критерии. Excel модифицирует окно формы, заменив названия кнопок. Кроме того, в верхнем правом углу появляется надпись Критерии. В это окно вводятся критерии поиска данных. Щелкните на поле, используя которое Вы хотите найти запись, и введите в него искомое значение.
2. Щёлкните на командной кнопке Далее. Excel для Windows XP приступает к поиску записи данных на основе заданного критерия. При этом программа просматривает список от текущей позиции, двигаясь к его концу.
3. Если программа найдет запись данных, удовлетворяющую заданным критериям поиска, то ее содержимое будет отображено в диалоговом окне формы. В правом верхнем углу окна формы будет указан номер найденной записи и общее количество записей в списке.
4. Командная кнопка Далее позволяет продолжить поиск других записей, удовлетворяющих заданным критериям. Если Вы хотите выполнить поиск в списке не от начала к концу, а в обратном направлении, используйте командную кнопку Назад.
1. Прежде всего, щелкните мышью на любой ячейке в пределах списка. В меню Данные выберите команду Фильтр - Автофильтр. После этого рядом с именами полей списка Excel выводит на экране небольшие кнопки с изображением стрелок. Если Вы щелкните мышью на одной из этих кнопок, Excel развернет список различных значений, встречающихся в данном поле (столбце) во всех записях этого столбца.
2. Для того чтобы ограничить набор отображаемых записей только теми, у которых данное поле имеет вполне определенное значение, разверните список автофильтра этого поля и выберите в нем искомое значение. Excel оставит на экране только те записи, которые удовлетворяют заданному критерию отбора. Кнопка со стрелкой в поле, использовавшемся для отбора, будет отличаться по цвету. Это позволит быстро определить, какое поле использовано для отбора записей. Слева в столбце с номерами строк Вы увидите номера отобранных записей.
3. Если Вы снова захотите увидеть на экране весь список, среди элементов списка Автофильтра в том поле, которое было использовано при отборе, выберите Всё. Среди записей, отобранных с помощью автофильтра одного из полей, можно выполнить новый отбор, пользуясь Автофильтром другого поля. Это уже будет поиск внутри списка, и цвет этой стрелки изменится тоже.
3. ЗАДАНИЕ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ
1. Открываем новый документ. В ячейку А1 заносим цифру 1 и нажимаем e . В ячейку А2 заносим цифру 2. Достаточно. Компьютер не глуп и этого хватит, чтобы он понял, что нам нужен цифровой ряд с градацией в единицу. Но это надо ему еще объяснить.
2. Выделяем две ячейки А1 и А2. Для этого, находясь в ячейке А2 нажимаем клавишу j и не отпуская ее стрелку вверх с клавиатуры. Первая ячейка осталась без изменений, а вторая поменяла цвет. Вы выделили две ячейки (при выделении группы ячеек, первая из выделяемых не меняет окраски, чтобы Вы могли понять, откуда началось выделение). Выделили, МОЛОДЦЫ.
3. Подводим указатель мыши к правому нижнему углу выделенной области, там есть маленький черный квадратик. Когда указатель мыши изменит свой вид на маленький черный крестик, нажимаем левую клавишу мыши и не отпуская ее тянем вниз на, к примеру, пять строчек, до ячейки А7. Отпускаем левую клавишу мыши и видим, что компьютер поставил правильную последовательность цифр.
4. Пока выделен столбец, находим в панели инструментов Стандартная кнопку Автосумма, и нажимаем на нее. Под выделенным столбцом компьютер поставит сумму, в нашем случае 28.
5. Заносим в ячейку В1 цифру 2. В ячейку В2 заносим цифру 4. Выделяем ячейки В1 и В2, как? Смотри выше. Копируем ряд вниз до ячейки В7. Подбиваем автосумму (56).
6. В ячейку С1 ставим знак = (равно) и щелкаем мышкой в ячейке А1 (когда вид указателя мыши имеет вид жирного белого креста), ставим знак умножить (с клавиатуры в правом верхнем угле на дополнительной группе клавиш) и щелкаем мышкой в ячейке В1, нажимаем e. После нажатия e Вы видите результат умножения – цифру два.
7. Нажимаем стрелку вверх с клавиатуры, переходим в ячейку С1. Подводим указатель мыши к правому нижнему углу ячейки С1 на мелкий черный квадрат, когда вид указателя изменит свой вид на маленький черный крестик, нажимаем левую клавишу мыши и не отпуская ее копируем содержимое ячейки С1 вниз до С7. Еще раз ставим автосумму (280). ОТЛИЧНО!!!
8. Переходим (активизируем) ячейку С1. В строке меню жмем на кнопку Вставка – Строки. У Вас появилась новая пустая строка вверху, а таблица сместилась вниз. В ячейку А1 пишем текст: Пробная таблица будущего программиста.
9. Становимся в ячейку Е1 и пишем слово январь. Нажимаем e . Возвращаемся в ячейку Е1. Берем мышкой за правый нижний угол Е1 (крестом черным) и тянем вниз (не отпуская левой клавиши мыши). Обратите внимание, при перемещении мыши вниз, на каждой ячейке справа от курсора появляется название следующего месяца. Дотянули до декабря и бросили. Декабрь в ячейке Е12? Очень большие молодцы. Если Вы все правильно сделали, то у Вас должно быть то, что получилось у нас, вот так?
4. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1 Для чего нужны электронные таблицы, какие задачи они могут решать?
2 Какой формат данных имеют ячейки?
3 Какие документы удобнее делать в этой программе?
4 Какое расширение имеют файлы, выполненные в Excel?
5 Перечислите характерные панели инструментов программы.
6 Шаблоны каких документов есть в программе Excel?