Лекция №11
ТЕМА: Создаем форму для работы
1. ЦЕЛЬ РАБОТЫ
Всем замечателен текстовой процессор Word. Но мы часто его используют лишь как редактор. А он еще может создавать шаблоны, печатать только отдельные поля для заполнения бланков и много чего еще. Такие функции нужны на каждом шагу, но как много людей их применяет? Вот этот недостаток очень хочется исправить.
2. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
2.1. Коротко о главном
Создаем новый шаблон
Что может быть проще. Давайте сначала определимся, а что это такое и зачем оно нам нужно? Пример. Вы секретарь (бухгалтер) и изо дня в день, каждый день Вы помогаете людям писать заявление. К примеру, на отпуск. Вам хочется, чтобы они были однотипны и без ошибок. Вашему шефу это понравится. Он хочет порядка. Естественно, копии всех заявлений (и не просто копии, а поименованные файлы) ложатся в общую базу. Форма заявления (и не только заявления, а здесь может быть все, что угодно, ведь как прекрасен принцип) может быть любой.
Как решить эту маленькую задачу? Один раз набираете шаблон (а точнее обычный документ) и сохраняете его как шаблон (это в расширении или типе файла). Делаете Файл – Сохранить как… Помечаете в нем поля (Вставка – Поле – например, Fill in), в которых пользователь будет менять текст. По нажатию на Вставка – Поле Вы увидите, что-то подобное.
После этого документ закрываете от изменений (выбираете Сервис – Защитить документ – Ограничения на редактирование – Ввод данных в поля форм), то есть у Вас получился шаблон заявления, в котором открыты лишь определенные поля, расположенные в определенном месте. Чем замечателен шаблон? Так это тем, что вставляемые поля не ограничены по размеру, и когда, Вы вставляете текст, то все нижележащее сдвигается вниз.
Далее набираем форму заявления. Я ее набрал, как описано выше и сохранил в файл. Вот ссылка на этот файл. При щелчке по слову ссылка, он откроется, если Вы перед этим нажмёте и будете удерживать клавишу b на клавиатуре. А если у Вас бумажный вариант книги. Тогда вот текст заявления:
Генеральному директору
ОАО «Учхоз Зерновое»
Абрамову В.Г.
Введите Вашу должность Введите свою фамилию и инициалы
Заявление
Прошу предоставить мне трудовой отпуск за Укажите год(а) за который предоставляется отпуск год с Укажите дату с которой Вы желаете пойти в отпуск.
Введите сегодняшнюю дату Подпись ___________________ Введите Вашу фамилию и инициалы
Зеленым (темным) цветом выделены поля для вставки.
Работа с шаблоном
Полдела сделано. Теперь давайте поговорим, а как облегчить себе работу с этим шаблоном. Для начала, очень полезный прием. Вы ведь не всегда сохраняете все свои документы в папку Мои документы. Короче, мы ходим сделать так, чтобы при сохранении документа из Wordа, он предлагал нам его сохранить там, где нам хочется. Для этого жмем: Сервис – Параметры – Расположение – Изменить. Самая верхняя строка, Тип файлов: Документы. При нажатии на кнопку Изменить (если Вы еще ничего подобного ранее не делали), открывается папка Мои документы. В Панели инструментов находим кнопочку Создать папку, жмем на нее. Открывается окно Создание папки, где в поле Имя пишем, например, Заявления, после чего нажимаем на кнопку ОК, три раза. Есть смысл далее создать в папке Заявления еще подпапки и назвать их, к примеру, На отпуск, На увольнение, На пособия, Прочие. И тогда у Вас будет возможность положить заявление от гражданина именно в ту папку, смысл которой заложен в ее названии.
Открытие шаблона. Можно, конечно, и по гиперссылке, как было показано ранее. Но, все-таки, интереснее по-другому. К примеру, через Проводник. Тогда, у нас, появляются дополнительные возможности. Я знаю, что этот шаблон лежит в папке Лабораторная работа №12. Поэтому я пишу: Лабораторная работа №12, и на эти слова назначаю гиперссылку на эту папку. Теперь зажимаем клавишу b , и не отпуская ее жмем левой кнопкой мыши на слова Лабораторная работа №12. Открывается окно Проводника именно в папке Лабораторная работа №12. В ней лежит единственный файл – шаблон: Заявление. Щелкаем по нему мышкой и этот шаблон открывается.
И происходит чудо, появилось окошко, в котором у нас спрашивают, чего мы желаем. И так по каждому текстовому полю. по гиперссылке, как было показано ранее. ажимаем на кнопку ОК. и документы. то все нижележаCtrl и жмем левой кнопкой мыши на Лабораторную работу №12CtСек После того, как Вы ответили на все вопросы, то перед Вами стал уже не шаблон, а Документ 1 с текстом заявления на того человека, на которого Вы его заполнили. Далее, как всегда, жмем Сохранить как. Опять чудо. Открывается (для сохранения) именно окно Заявления. Вам остается в качестве имени файла написать что-то типа: на отпуск от Иванова, и нажать кнопку Сохранить.
Создание оглавления
Для того чтобы можно было создать оглавление, Вы должны в своей работе использовать стили. Что это такое? В Worde стилем называется набор параметров форматирования, таких как шрифт, размер, отступы и другие, объединенные одним именем. Окошко стилей – первое во второй строке панели инструментов - Форматирование.
Короче, если нужно сделать оглавление, то оно должно состоять из названия глав (подглав и т.д.). Так? А компьютер не дурак, мы не устанем это повторять. Вы при написании текста сказали ему, что эти слова есть название темы, а это название подтемы, а вот отсюда и дальше пошел основной текст. Так вот этим и занимаются стили.
Выделите строку (слова), откройте окошко стилей и примените к выделенному фрагменту (куску текста) определенный стиль, например Заголовок 1, заголовок 2 или заголовок 3. Стили Вы постоянно создаете сами (сами не подозревая об этом), когда применяете то, или иное форматирование.
Определитесь, какие Вы желаете видеть заголовки, и с каким оформлением. Стилевое оформление документа позволяет быстро и однотипно менять оформление, что особенно удобно при большом размере документа.
А теперь можно приступить и к созданию оглавления.
Гипертекст, создание ссылок в Worde
Предполагается, что мы с Вами сейчас создадим «красивое» оглавление с гипертекстом. Второе огромное преимущество, быстрый переход к нужному месту. Третье преимущество, как бы Вы не двигали свой текст (не добавляли и не урезали бы его), все равно ссылки будут работать отменно.
Итак, пишем ручками оглавление, обидно, правда.
Следующий шаг. Выделяем название первой главы. Нажимаем на кнопочку Вставить гиперссылку. Появляется новое окно Добавление гиперссылки. В нем переключаемся на Связать с: Местом в документе. Что мы видим – те самые заголовки, которые Вы создали. В окне Выберите место в документе: укажите мышкой на название первой главы, а потом на ОК.
Выделенное название первой главы у Вас стало подчеркнутым и приняло синий цвет. Теперь это гиперссылка. Наведя на нее курсор мыши, и нажав при этом на кнопку b , Вы увидите, что указатель мыши изменил свой вид на ручку с вытянутым вперед указательным пальцем. В таком положении мыши щелкаем левой кнопкой мыши и … вот чудо, у Вас перед глазами то, что Вам хочется. А теперь Вы можете почувствовать себя программистом. Вы создали первую гиперссылку, ПОЗДРАВЛЯЮ!!!
Заполнение на принтере печатных форм
Тоже, очень интересная задача. Есть типографский бланк любой. Например, накладная, счет, приходно-(расходно)-кассовый ордер, путевка, и т.д. Есть графы, в которые Вы должны впечатать текст с принтера (компьютера). Как туда попасть? Элементарно. Попутно решается еще множество задач. Вы можете вести реестр всех распечаток, систематизировать информацию по папкам и выполнять множество дополнительных вспомогательных операций, помогающих Вам лучше организовать свою работу. Итак.
Сканируем документ, лучше прямо в Word. У меня вот он: Рисунок ордера.
Вставляем Панель рисования, через Вид – Панели инструментов – Рисование.
А если у Вас печатный (бумажный вариант) книги, тогда вот рисунок отсканированного документа:
Поверх отсканированного рисунка (ордера) рисуем прямоугольник нужного нам размера. В Панели инструментов Рисование Выбираем Нет заливки и Нет цвета линии. Вставляем в прямоугольник нужный нам текст. Как? Щелкаем внутри него (прямоугольника) правой кнопкой мыши и в выпавшем меню выбираем строку Добавить текст. Перемещаем прямоугольник туда, куда хочется и меняем его размеры, пока текст не ляжет именно в то место, где он должен быть. Попали. Молодцы. Далее копируем прямоугольник в другое место, меняем его размеры и текст внутри него. Попадаем в нужное место и на этот раз. И так до конца, пока все поля не будут заполнены так, как Вам хочется. Вот что у нас получилось: ордер.
Размеры мы уменьшили, чтоб места меньше занимал. В электронном виде это выглядит натурально, так, как должно быть.
А вот заполненный вариант:
Мы его тоже уменьшили для экономии места.
Думаете все. Отнюдь. Не угадали. Это почти полдела.
Теперь в нижней части экрана находим кнопочку в Панели инструментов Рисования которая называется Выбор объектов. Нашли, нажали на нее. Вид указателя мыши изменил свой вид и размер. Теперь рисуете им такой прямоугольник, чтобы в него попали все те графические рамки с текстом, которые Вы сделали. Желательно этот прямоугольник – Выбор объектов – нарисовать несколько больше, с запасом, чтобы в него попали все объекты. Сделали? Молодцы. Как только Вы отпустили кнопку мыши, то заметили, что все рамки с текстом оказались выделены. Именно этого мы и добивались.
Когда группа графических объектов выделена, то Вы можете выполнять различные действия именно с этой группой объектов. А нас интересует кнопочка Рисование в левом нижнем углу одноименной Панели инструментов.
Нажали на нее. Открылось меню. В этом меню нас интересует самая верхняя строчка, которая называется Группировать. Нажимаем на нее. Все наши объекты сгруппировались и стали одним объектом. Что и хотелось. Надеюсь, Вы помните, что компьютер не дурак, и помнит всё. Он помнит положение (привязку к странице) каждого нарисованного Вами объекта, и сгруппированного тоже. Пока сгруппированный объект выделен, нажимаем кнопочку Копировать.
Теперь нам остается создать новый документ. Создали? Нажимаем Вставить. В него вставилось то, что лежало в буфере, а именно наш сгруппированный объект со всеми рамками. Заметьте, он вставился именно в таком положении листа (страницы), как и в оригинале. Теперь Вы сохраняете этот документ с именем Заполнение расходного ордера. Вставляете печатный бланк ордера в принтер, и смело жмете Печать. Ваши рамки попадут туда, куда надо. Это далеко не единственный вариант решения подобной проблемы, но один из самых простых и наглядных.
Вот как у меня выглядит эта форма: форма для печати.
Ну а для тех, у кого печатный вариант, он то же тута:
Ну а что делать, если его нужно изменить, напечатать второй документ на другого человека? Нет ничего проще.
Щелкаем мышкой в нужном месте и исправляем то, что там написано, на то, что нужно. Получилось? Отлично. Сохраняем под другим именем новый документ в соответствующее место. А если не помещается то, что хочется, туда, куда надо? Что делать? Нет проблем. Вызываем Панель рисования. Выделяем сгруппированный объект. Жмем Рисование – Разгруппировать. И опять наш объект рассыпался на группу отдельных рамок с текстом. Выделяем нужный нам текст в рамке и меняем размеры рамки. Опять делаем рисование – Группировать. Снова сгруппировали, МОЛОДЦЫ.
Создание ссылок между различными документами. Закладки
Все то же самое. Нажимаете на кнопочку Добавление гиперссылки. А далее выбираете Связать с: файлом, Веб-страницей. Вы получите именно то, что хотите.
Попробуйте поставить Закладку. Очень интересно. Уверены, разберетесь сами.
Исправление, совместная работа с документом
Когда Вы работаете за компьютером, то при сохранении любого файла, компьютер присваивает ему авторство. Разве Вам не обидно, что не Ваше? А как сделать себя автором своих манускриптов? Элементарно. Жмем: Сервис – Параметры – Пользователь. Указываем, все что пожелаете, и с этого момента всем вновь создаваемым файлам будет присвоено Ваше гордое имя.
Вы создали документ. Записали на компьютер. Переписали на дискету и отнесли к другу. Там, на другом компьютере, естественно другое имя пользователя. Можно, конечно, просто исправлять текст, как будто Вы автор. Но гораздо интереснее нажать на Сервис – Исправления. Появится дополнительная одноименная панель инструментов, и посмотрите, что из этого получится. Уверены, что Вам понравятся те дополнительные возможности, которые Вам предоставили разработчики пакета Офиса.
Аналогично жмем Сервис – Совместная работа – Web обсуждения. Запустили? Дополнительная панель инструментов появилась? Прочтите, что там есть и как работает. Здорово?
Еще интереснее это будет выглядеть, если у Вас есть локальная сеть между несколькими компьютерами, на каждом из которых, естественно, свой пользователь. Попробуйте, не пожалеете, Вам это понравится.
3. ЗАДАНИЕ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ
1 Создаем новый документ в Microsoft Word.
2 Пишем оглавление.
3 Нажимаем e и пишем Заголовок 1.
4 Опять нажимаемe . Беспорядочно нажимая на буквенные клавиши на клавиатуре, делаете несколько абзацев.
5 Снова пишите Заголовок 2 иe..
6 Опять вставляете несколько абзацев букв, цифр, все что угодно.
7 Повторяете пункты 5 и 6 несколько раз.
8 Присвойте всем Заголовкам стиль Заголовок 1.
9 Нажмите e после слова Оглавление и сделайте оглавление «документа».
10 Поставьте гипертекст на Заголовки и проверьте, как все работает.
11 Добавьте «лишние» абзацы в каждой главе, так чтобы у Вас получилось несколько страниц текста.
12 Проверьте, а работает ли гипертекст?
13 Переместите первую главу в конец «документа», вместе с заголовком. А теперь гипертекст работает?
1. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1 Что есть шаблон?
2 Для чего он нужен?
3 Для чего нужен гипертекст?
4 Как его сделать?
5 Зачем нужны закладки?
6 Как их использовать в работе?
7 Как поставить закладку?
8 Как изменить пользователя Офиса?
9 Как поменять папку по умолчанию для сохранения документа?
10 А как вообще, при сохранении документа создать новую папку?
11 Для чего нужно стилевое оформление документа?
12 Что есть стиль?
13 А если другой пользователь правит Вашу работу, он использует опцию (возможность) Исправления?
14 Зачем нужно совместная работа с документом?
15 Как ее организовать?
16 Найдите применение гипертекстовым документам в своей каждодневной работе.